Засинаєте на робочих зустрічах? Це трапляється з найкращими з нас.
Колишні віцепрезиденти США Джо Байден і Дік Чейні; колишній спікер Палати представників Ньют Гінгріч; судді Верховного Суду Рут Бейдер Гінзбург і Кларенс Томас – усі ці відомі люди потрапляли на шпальти ЗМІ через те, що куняли під час виступів і зустрічей.
Міністр торгівлі США Вілбур Росс – один з останніх прикладів серед американських політиків, якого критикують за те, що він не в змозі боротися зі сном на зустрічах у своєму міністерстві, стверджує видання Politico.
Тож як уникнути спокуси закрити очі й задрімати під час вашої наступної робочої зустрічі – і як утримати увагу колег, якщо цю зустріч доведеться проводити вам?
1. Правильний час…
Еліз Кіт – засновниця американської компанії Lucid Meetings, що проводить тренінги щодо робочих зустрічей. Вона каже, що хоча для різних людей може бути комфорнішим різний час, дослідження показують, що певні періоди є кращими для досягнення певних цілей.
“Розмови про стан справ та речі, які потребують логічного мислення, краще вести вранці “, – говорить пані Кіт. Ранок – це найкращий час, щоб справити враження на людей – тож співбесіди чи демонстрації своїх досягнень краще проводити вранці, коли ваш розум гострий і ви сповнені ентузіазму.
“Ближче до кінця дня – гарний час для “мозкового штурму”… адже енергія, яку ви мали вранці, поступово втрачається, – говорить вона. – Люди розслабляються, а це саме те, що потрібно, коли вам потрібні цікаві ідеї”.
І, звичайно, ніколи не проводьте зустрічі у “мертвий період” – одразу після обіду.
Водночас експертка з питань робочої культури Джуді Джеймс каже, що конкретний час проведення зустрічі – не головне. Набагато важливіше, щоб був чітко визначений час її завершення.
“Ми часто засинаємо на зустрічах з нудьги, а не від втоми”, – каже вона.
2. … і правильне місце
Хоча більшість робочих зустрічей проходить безпосередньо в офісі, періодичні зібрання у нетрадиційних місцях можуть допомогти підвищити креативність.
Також багато експертів кажуть про ефективність зустрічей, які учасники проводять стоячи, замість того, щоб сидіти.
Пані Кіт радить хоча б іноді збиратися за межами офісу і проводити зустрічі “на ногах” – саме такі зібрання вона вважає більш креативними.
3. Добре підготуйтеся
“Зустрічі, на яких люди засинають – зазвичай ті, на яких їм не варто було б бути взагалі… або такі, де інші їх вичитують”, – каже пані Кіт.
“Чітко окресліть зміст зустрічі і результати, яких плануєте на ній досягти – це допоможе вам запросити на неї лише потрібних людей”, – радить експертка.
Одне нещодавнє американське дослідження показало, що працівники в середньому вважають, що лише 33% керівників добре готуються до зустрічей. І більшість менеджерів, зауважує пані Кіт, можуть проводити 80% свого часу на зустрічах, при цьому не пройшовши жодних тренінгів щодо того, як їх треба проводити.
Створення чіткого порядку денного – загальна порада від експертів з продуктивності.
Аннетт Катіно, підприємиця у сфері охорони здоров’я, розповіла New York Times, що порядок денний є надзвичайно важливим, “адже якщо я не знаю, чому ми знаходимося на зустрічі, і ви не знаєте, для чого ми там, то для такої зустрічі взагалі немає причини”.
“Одна з причин, чому люди не почнуть засинати – якщо зустріч їм цікава і має безпосереднє відношення до їхньої роботи”, – додає вона.
Але якщо ви не впевнені, хто має бути присутнім? Зробіть зустріч необов’язковою – і подивіться, хто прийде на неї з власного бажання, радить пані Кіт.
*Якщо ви дочитали до цього місця –зараз слушний час, щоб встати і трохи розім‘ятися.
4. Не втрачайте пильності протягом дня
Пані Джеймс рекомендує вставити з-за робочого столу кожні півгодини, щоб розім’ятися і тримати себе в тонусі протягом дня.
І хоча деякі компанії, такі як Google, виробник морозива Ben & Jerry та інтернет-магазин Zappos пропонують працівникам місця, де вони можуть подрімати посеред робочого дня, пані Джеймс застерігає, що такий сон – не завжди ефективний, оскільки через нього ви починаєте сприймати своє місце роботи як місце для сну.
5. Перекусити чи не перекусити?
Хоча пані Джеймс пропонує відмовитися від гарячих напоїв або закусок з високим вмістом вуглеводів перед зустріччю, якщо ви схильні до сонливості, пані Кіт каже, що правильні види закусок можуть стати вам у нагоді.
З одного боку, їжа допомагає тримати людей в тонусі, але окрім того у багатьох культурах вона також є символом турботи.
“Чому б не застосувати це під час ваших зустрічей? Чому б не показати людям, що про них турбуються, що їхні комфорт і добробут важливі для вас?”, – радить вона.
Звичайно, варто уникати занадто хрустких закусок та їжі з сильним запахом, а також брати до уваги дієтичні обмеження колег.
5. Активна участь
Скажемо просто – ви не зможете заснути, якщо ви справді берете участь у зустрічі.
“Говоріть протягом перших трьох хвилин, – рекомендує пані Джеймс. – Це змусить інших вас почути і дозволить вам відчути себе співавтором, а не слухачем”.
Пані Джеймс також радить не забувати про мову жестів: “Кивайте, дивіться людям в очі та використовуйте інші невербальні реакції на почуте”.
Робити нотатки також корисно, аби ваш мозок лишався у тонусі.
“Якщо зустріч затягується, почніть робити нотатки, шукайте ключові моменти, рішення, до яких усі ніби приходять, але які ніхто чітко не формулює”, – говорить пані Кіт.
“Підніміть руку, озвучте їх, переконайтеся, що їх почують. Ви можете допомогти іншим бути почутими і задавати питання”, – додає вона.
Керівникам пані Джеймс радить обов’язково дотримуватися порядку денного і не відволікатись на нерелевантні питання – вона попереджає, що це змушує учасників зустрічі нудитися.
6. Займіть руки
Коли все інше не не спрацювало – займіть чимось руки.
Пані Кіт радить робити якісь дрібнички – наприклад, із кольорових дротів – може, це трохи дивно, але просто і тихо.
Малюнки на папері – ще одне популярне заняття серед тих, хто багато часу проводить на робочих зустрічах. Проте пані Джеймс каже, що це може мати зворотній ефект – зробити вас іще більш сонливим.
Натомість вона радить себе ущипнути – це допоможе прокинутись.
Але якщо ви все ж закуняли?
І пані Джеймс, і пані Кіт погоджуються, що якщо ви відчуваєте, що засинаєте – краще за все буде піти.
“Ввічливо вибачтесь, і якщо це можливо, тихо встаньте і вийдіть”, – рекомендує пані Джеймс.
А якщо ж ви помітили, що очі закриваються у вашого колеги, легенько штовхніть його – але тільки якщо ви з ним дружите.
І після будь-якої такої зустрічі пані Кіт підкреслює важливість чесного зворотного зв’язку.
“Якщо ви засинаєте на зустрічі, бо вона настільки погано спланована, настільки нецікава і просто марнує ваш час, то це величезні втрачені інвестиції для вашої компанії і головна причина незацікавленості співробітників”, – вважає вона.
“Саме через такі речі люди звільняються”, – підсумовує експертка.